La digitalización de los documentos públicos es una condición sine qua non para lograr un Estado moderno y orientado a satisfacer las necesidades actuales de los ciudadanos. Con esa premisa, la Subsecretaría de Registros, Interpretación y Catastro (SSREGIC) realizó la digitalización de todos los expedientes de Obras en papel físico que habían sido generados y archivados antes de la implementación del Sistema de Administración de Expedientes (SADE), que es electrónico. ¿El objetivo? Lograr el acceso ágil a cualquier expediente de Obras desde SADEfavoreciendo la eficacia y transparencia de las gestiones.
¿En qué consistió el proceso?
En 2017 se inició la primera fase, durante la que una empresa contratada a tal fin escaneó 150 mil expedientes, incluyendo planos de obras abiertos y fojas de expedientes, conservados en formato papel. Luego, entre enero y marzo de 2018 se indexaron los documentos y la SECLyT (Secretaría de Legal y Técnica), en una tercera fase que concluyó en julio pasado, se encargó de la inyección en SADE para garantizar la disponibilidad de esos archivos en el sistema.
¿Cómo impacta la digitalización en la gestión de los vecinos?
Hoy, si un profesional o un particular necesitan una copia de plano pueden solicitarla vía TAD y luego retirarla directamente en nuestras oficinas. Por otra parte, cuando se solicita el plano antecedente para el trámite de Modificación de obra, como todos los planos están digitalizados, la presentación se hace efectiva de manera automática. Al realizar la gestión en TAD, la persona indica el N° de registro y el plano se vincula al nuevo expediente.
Todos estos cambios redujeron a cero la demora de días, e incluso semanas, que antes podían tomar estas gestiones porque había que realizar una búsqueda de los planos en papel en espacios físicos insuficientes para la cantidad de material que acogían y no adecuados para su buen mantenimiento y conservación. Ahora, todos los expedientes están en una plataforma para la consulta ágil de los empleados, lo que permite ofrecer un mejor servicio al vecino.
La consulta y búsqueda de documentos en los archivos de la Subsecretaría de Registros, Interpretación y Catastro es, ahora, más rápida, más simple y garantiza un acceso de calidad a la información para los ciudadanos.
