Columna de Opinión

Autor: Dra. María Fernanda Barrio Titular de la Unidad de Auditoria Interna del Ministerio de Desarrollo Urbano y Transporte.

Auditoría Interna ágil para un Gobierno ágil

He leído por ahí que la vida es demasiado corta para escribirlo todo. Por eso, intentaré contar de forma resumida cómo desde la Unidad de Auditoría Interna del Ministerio de Desarrollo Urbano y Transporte nos hemos esforzado para subirnos al cambio cultural.

Aplicar “Agilismo” en la Auditoría surgió como idea allá por el año 2016. Como titular de la Unidad presencié una clase del Programa de Formación a Directores Generales en la Universidad Di Tella, titulada con ese nombre. Rondaba mis pensamientos intentar aplicarlo con el equipo, sin apartarnos de las reglas que nos exige la normativa, por supuesto. Quería adelantarme a comentarles que lo que hacemos no es un “poder mágico” y es muy simple. Sólo hace falta paciencia, sensibilidad, constancia y una habilidad innegable para sentir el punto de equilibrio de cada piedra, como refleja la imagen.

El “Agilismo” trata de inducir un cambio de mentalidad en el sector del desarrollo de software. Entre los interesados en este tema, es común reunirse a contar experiencias y dudas, deseo compartir nuestra práctica con el lector. Quizás estarán pensando: ¿qué tiene que ver el desarrollo de software con la auditoría?

Cuando hablamos de “Agilismo”, lo que se nos viene a la mente es la palabra rapidez; me pasó al escucharlo por primera vez. Pero la idea es más profunda, implica cambiar la mentalidad. Es así que le propuse al equipo experimentar con esta forma de pensamiento, que a mi humilde juicio era comenzar a utilizar el hemisferio creativo de nuestro cerebro, el hemisferio innovador. La gran mayoría del equipo no opuso resistencia, otros integrantes sí, pero cada uno tuvo sus tiempos y hoy todos parecen estar contentos con el cambio. Así que pusimos manos a la obra.

Primero intentamos sumar valor al proyecto, con trabajo semanal en equipo, y la gran mayoría de las veces con trabajo diario , según la envergadura del proyecto.

Antes, teníamos que repasar y tener claro quiénes eran nuestros clientes, para, así, poder ponernos en sus zapatos: uno de ellos es el auditado, otro, la Sindicatura General de la Ciudad, y otro, el Ministro, pero necesitamos darle un lugar a los vecinos, ellos también lo son. Estos últimos son nuestra principal motivación; como auditores internos velamos por los impuestos de los vecinos, para que sean bien invertidos, y estamos tan convencidos de esto, que forma parte de nuestra política de calidad. ¡Trabajamos para los ciudadanos!

Nuestro foco en las tareas de campo está en los auditados; en cada proyecto analizamos sus riesgos y determinamos escenarios de solución, clasificamos y establecemos un plan de trabajo accesible para poder ser modificado. Luego, intentamos ser claros en lo que queremos brindarles, mostramos lo que el proyecto realmente va a trabajar con ellos. Durante la vida del proyecto, casi a diario intercambiamos ideas y escenarios con ellos y despejamos con persistencia los interrogantes que nos van surgiendo. El lector dirá: “No es nada nuevo“. Quizás sea verdad, pero la forma de pensamiento sí es nueva y aplicándola, comprobamos avances.

Nos propusimos que los auditados comprendieran que las observaciones las hacemos para que les sumen valor. Para lograrlo, comenzamos a utilizar técnicas de “Agilismo”. Con asiduidad, nos reunimos con nuestro cliente auditado para explicarle el porqué de las observaciones, y en esas reuniones nos resulta reconfortante ver cómo comienzan a pensar qué acciones tomar en lo inmediato.

Los auditores internos somos una herramienta colaborativa, aportamos recomendaciones para la mejora continua de la gestión, y, por consiguiente, trabajamos para que los impuestos de los vecinos sean bien invertidos.

Necesitábamos incorporar más conocimiento sobre nuestros clientes auditados o a auditar, queríamos debatir pensamientos con ellos. Por eso, organizamos talleres para las áreas del Ministerio, con el objeto de tratar temas transversales. Nos propusimos cambiar ciertas creencias, dejando en claro que la Auditoría Interna no sentencia, sino que con sus recomendaciones aporta herramientas para la mejora continua de la gestión.

¿Se olvidaron de la palabra “Ágil” “Agilismo”? Era conveniente que nos olvidáramos y que simuláramos ser el cliente, sea quien fuere el que esté leyendo.

Todo esto puede sonar muy bien, pero para lograr sumar valor, como equipo que aplica el “Agilismo”, debíamos romper el “Gran Proyecto” en partes, y debíamos hacerlo revisando y compartiendo periódicamente nuestro avance. Nos vimos obligados a soltar cualquier cosa que no agregara valor. Esto significó que a diario nos colocáramos delante de nuestros pizarrones y nos reuniéramos quince minutos a analizar y planificar las tareas del día, intercambiar ideas, cotejar información, hacer un feedback, interiorizarnos en qué está cada integrante del equipo, testear temprana y asiduamente cada tema. Nos resultó y lo implementamos como una forma de trabajo y hoy, “las piedras ya no las corremos al final del proyecto”, y tampoco el cliente es una “figurita” que vemos pocas veces. Comenzamos a cambiar nuestra metodología y nuestra forma de pensamiento.

Nuestras pizarras. A diario las actualizamos en equipo, siempre está disponible la información. De ser necesario, corregimos rumbos de los planes de trabajo para cada proyecto:

Las cosas cambian, eso es lo permanente. Una conocida frase de Heráclito decía: “Nada perdura excepto el cambio”. Lo que considerábamos que era crucial una semana, quizás al avanzar, vemos que no era tan así. Seguir un plan a ciegas sin tener la flexibilidad de corregirlo no permite lidiar con cualquier imprevisto.

Deberíamos pensar que si la realidad atraviesa nuestro plan de trabajo, corresponde cambiar el plan, adaptándolo a la realidad. Tener la habilidad para hacerlo permite que el tiempo y los impuestos de los ciudadanos sean bien invertidos, y que los proyectos planificados sean aprobados.

Un equipo ágil es un equipo guerrero, no hay roles predefinidos, todos somos “Uno”, y a cada proyecto le asignamos los mejores jugadores de acuerdo con la temática.

Los guerreros del equipo ágil de la UAI-MDUYT, como nos agrada llamarnos, tenemos pasión por la calidad, por ejecutar, nos divertimos con lo que hacemos, sabemos cuándo podemos asumir más compromisos, medimos la velocidad del equipo y vemos qué podemos hacer en el futuro para seguir mejorando.

Y porque somos un equipo curioso y ansioso, y a esta última cualidad la consideramos una virtud, desde hace unos meses hemos sumado a nuestras reuniones mensuales meditaciones previas de “Atención Plena”, una herramienta muy valiosa que me ha brindado la Sindicatura General de la Ciudad y que ahora está disponible para el “equipo ágil” de la UAI.

El proceso demandó tiempo y estuvo plagado de anécdotas, pero puedo afirmar que resultó muy provechoso. Hoy seguimos en el camino para ser una Auditoría Interna cada vez más ágil, que aporta su “grano de arena” para un Gobierno ágil.

ISSN electrónico 2718- 6784