13.1. Correos electrónicos

• Resolución N° 48/OGDAI/2023 

El Órgano Garante ha sostenido que  

…en concordancia con lo dispuesto por la Agencia de Sistemas de Información del Gobierno de la Ciudad en las Resoluciones Nros. 239/ASINF/15 y 177/ASINF/13, [...] se presume pública la información contenida en correos electrónicos de las cuentas institucionales de cada área del GCBA así como de las cuentas particulares provistas por la administración. Ello, en tanto los correos enviados y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones contienen información de la esfera pública en la medida en que tengan relación directa con el ejercicio de competencias públicas, en tanto son una herramienta de gestión administrativa y de trabajo que provee el Gobierno de la Ciudad, registran el ejercicio de sus facultades o actividades y son generados con fondos públicos y tienen una finalidad pública; 

Que, en tercer lugar, de conformidad con el principio de alcance limitado de las excepciones, solo se puede negar la entrega de información por las excepciones contenidas en el artículo 6 de la Ley N° 104 de manera justificada. Las excepciones no pueden transformarse en la regla general en tanto se debe garantizar la mayor amplitud posible del derecho de acceso a la información (presunción de publicidad y accesibilidad, art. 2 Ley N° 104). Dicho esto, los sujetos obligados deben disociar parte de la información o producir un documento testado cuando el correo electrónico contenga información que cabe dentro de las excepciones del artículo 6. Además, al hacer entrega de correos electrónicos se debe asegurar la protección de los datos personales o sensibles que estos puedan contener. En caso de que corresponda exceptuar la entrega de un correo por los supuestos previstos en el artículo 6, los sujetos obligados deben fundamentar de modo claro, concreto y sustantivo la denegatoria de información. Además, en atención al artículo 7, en caso de que la información solicitada sea susceptible de disociación o divulgación parcial, deberá ser entregada con tales alteraciones. Para esto, se debe utilizar el sistema de tachas cuando los correos contengan datos personales o sensibles; por ejemplo, datos personales de personas particulares, como el correo electrónico particular, el documento nacional de identidad, fecha de nacimiento, entre otros. Caso contrario, el sujeto obligado deberá probar la imposibilidad de producir un documento testado o nuevo que no revele lo contemplado en la excepción; 

Que, en cuarto lugar, este Órgano Garante observa que la solicitud bajo análisis, así como otras solicitudes presentadas, son pedidos amplios en extremo en cuanto a la cantidad de cuentas de correos requeridas y a la falta de precisión sobre los pedidos. Dada la voluminosidad de la información requerida en estas, se vuelve materialmente imposible para la administración procesar todos los datos en los plazos previstos por la ley, incluso haciendo uso del artículo 11. Es por esto que se recomienda a los solicitantes aclarar los términos de la búsqueda de correos electrónicos por temas específicos que guarden relación con el destinatario de la solicitud y que indiquen un período de tiempo razonable con respecto a los correos que desea recibir. De esta manera, la búsqueda de información requerida no excederá el normal funcionamiento de la administración y permitirá al sujeto obligado localizar fácilmente los correos solicitados, individualizar la información requerida, valorar si encuadran o no en alguno de los supuestos de excepción y, en su caso, proceder a su entrega;