8.3. Obligación de entregar copias.

• Resolución N° 7/OGDAI/2018 

El Órgano Garante ha expresado en el Informe N°14442390/OGDAI/2018, adjunto e integral a la Resolución N°7/OGDAI/2018, ante una modificación del objeto de la solicitud de información que pasó de requerir ser informado a requerir copias de documentación en el reclamo, que: 

En el caso, las diferencias entre el objeto de la solicitud y el objeto del reclamo son claras. En su solicitud inicial, el [reclamante] solicita que se lo informe sobre las actuaciones llevadas a cabo en el expediente EX-2018-03212148-MGEYA-MGEYA, las actuaciones relacionadas con las actuaciones obrantes en dicho expediente, y en especial con el resultado de estas actuaciones, incluyendo el acto de clausura de las instalaciones. En contraste, en su reclamo pasa a solicitar la entrega de la totalidad de la documentación obrante en el cúmulo de expedientes constituido por el EX-2018-03212148-MGEYA-MGEYA y sus relacionados, incluyendo en particular la entrega de la documentación relacionada con el resultado de la inspección, los actos de clausura de las instalaciones, las tramitaciones ante la Unidad Administrativa de Faltas y todo aquello relacionado con la inspección de las instalaciones de guarda mecanizada de vehículos en el edificio ubicado en Ayacucho 1735/1743 desde el 19 de enero de 2018. Así las cosas, este Órgano Garante entiende entonces que el reclamo contiene una ampliación injustificada del objeto de la solicitud de información original. Lo que en primera instancia constituía una solicitud de información sobre determinadas actuaciones, con la posible lectura de una solicitud de entrega de una copia donde el Sr. Bertino escribe “…incluyendo el acto de clausura de las instalaciones”, pasa a convertirse ahora en la exigencia de la entrega en copia de un conjunto documental mucho mayor. 

Este Órgano Garante llega a esta conclusión, porque considera que existe una diferencia entre los actos de “informar” y “examinar determinada información” y el acto de “entregar copias de los documentos”. La palabra “informar”, siguiendo a la RAE, surge de la palabra latina “informare”, que significa “dar forma, describir”, y denota en su primera acepción el acto de “enterar o dar noticia de algo”. Es poner a disposición del ciudadano la posibilidad de darse por enterado o anoticiarse de un determinado suceso, sea informándose en persona o a través de una comunicación. En contraste, el acto de entregar copias de los documentos trasciende la esfera de dichas situaciones, donde no sólo se informa ya o se da la posibilidad de informarse al ciudadano abriéndole el acceso a la información —e.g., sea por la posibilidad de examinar documentos o bien de ser informado por el sujeto obligado— sino que pasa a entregarse al ciudadano, en virtud de su solicitud, una copia física o digital de uno o más documentos en poder del Estado —sea o no con el fin inmediato de informarse del contenido de dichos documentos—. La disociación entre los distintos actos no es menor, y surge de la propia Ley N°104 (t.s. Ley N°5.784), que en su artículo 8 sostiene que el acceso público a la información es gratuito mientras no se requiera la reproducción de la misma, poniéndose a cargo del solicitante los costos de reproducción; y en su artículo 1 que reconoce que el derecho de acceso a la información pública implica las libertades de acceder, solicitar, recibir, copiar, analizar, reprocesar y redistribuir la información bajo custodia de los sujetos obligados, diferenciándolos nítidamente. La diferencia entre los actos está así legalmente reconocida, y surge entonces que no es lo mismo requerir a una oficina que informe, anoticie, sobre determinada situación particular, lo que puede resolverse con una narración de la cuestión como respuesta, o requerirle acceder a determinada información, en el sentido de tener la posibilidad de examinarla, que requerirle una copia de dicha información, donde lo que se pretende ya es que, para acceder a la información, se haga entrega de una copia de los documentos en los que consta dicha información. 

Pero luego expresó que, sin perjuicio de lo expuesto: 

…este Órgano Gaer ser informado de determinados hechos o actuaciones que constituyen información pública en manos de la Administración Pública, que solicitar la entrega en copia o reproducción del soporte documental en que consta dicha información. En casos sencillos, un particular bien puede ser informado de modo completo, adecuado, veraz y oportuno mediante la narrativa completa y adecuada de la información en manos de la Administración Pública, si así lo solicita simplemente. Sin embargo, por el otro lado, debe ponderarse esta distinción con los principios de accesibilidad de la información, informalismo y completitud del ejercicio del derecho de acceso a la información pública. En este sentido, en primer lugar, no puede la Administración Pública ni cualquier otro sujeto obligado ampararse en la distinción para evitar entregar al solicitante el soporte documental que es necesario para asegurar el acceso completo y veraz a la información pública y el ejercicio pleno, adecuado y oportuno del derecho de acceso a la información pública. Es decir: la distinción efectuada no puede ser aplicada indiscriminadamente, y no puede la Administración excepcionarse de arbitrar los medios para entregar copias documentales sobre la base de que el solicitante sólo requirió ser “informado” en aquellos casos en que el acceso y la recepción de una copia del soporte  documental de la información son necesarios para que el solicitante goce de un acceso completo y adecuado a la información que requiere y ejerza plenamente su derecho. A su vez, y en segundo lugar, también este Órgano Garante entiende que, en aquellos casos donde, a pesar de que la relación de la información solicitada pueda ser suficiente para informar al solicitante de lo requerido y cumplir así la solicitud, si la entrega del soporte documental no presenta problemas para la Administración y funciona como complemento de la narración brindada, constituye una buena práctica administrativa otorgar copia al particular aun cuando este solicite sólo ser informado, en atención a los principios de accesibilidad, completitud y buena fe. Ello sin desmerecer el hecho de que, en este caso, la respuesta inicial a la solicitud de información fue como se dijo, correcta, esto es, completa, adecuada, veraz y oportuna.